Montag, 8. September 2014

Landl Gate - auf dem Weg zum papierlosen Büro Teil 3

Es gibt Theorien, die besagen, dass sich zu Zeiten des papierlosen Büros der Papierverbrauch vervierfacht hat. In Zeiten des elektronischen Aktes, elektronischen Agierens und elektronischen Schriftverkehrs scheint es so zu sein. Auch ist der Erklärungsbedarf zu neuen Verordnungen groß. Im Bild (STaatsanwaltschaft Wien, Bestellung Reparatur Geschirrspülmaschine Gemeinschaftsraum Staatsanwälte) gibt eine Sachbearbeiterin dem Handwerker die Anweisung, wie die Zahlung zu erfolgen hat, schickt ihm das per Email, macht vom Bildschirm einen Screenshot, druckt diesen aus und wirft das Papier mit dem Bild von ihrem Bildschirm zum Altpapier. (Foto: Rechnungsinformation) Ende Zitat

Es gibt Theorien, die besagen, dass zu Zeiten des papierlosen Büros sich der Papierverbrauch in Wahrheit vervierfacht hat. In Zeiten des elektronischen Aktes, elektronischen Agierens und elektronischen Schriftverkehrs scheint das so zu sein. Außerdem ist der Erklärungsbedarf zu Verorndungen groß. Hier gibt eine Sachbearbeiterin dem Handwerker die Anweisung, wie die Zahlung zu erfolgen hat, schickt ihm das per Email, macht vom Bildschirm einen Screenshot, druckt diesen aus und wird das Papier zum Altpapier. (Foto: Rechnungsinformation)

Der elektronische Akt (ELAK)

Das Projekt "Elektronischer Akt" (ELAK) ist Teil des Gesamtprojektes E-Government, mit dem Ziel eine Verbesserung der Serviceleistungen in der Bundesverwaltung zu erwirken. Die flächendeckende Einführung des elektronischen Aktes hat dazu geführt, dass in allen Zentralstellen der Bundesministerien der elektronische Akt den Papierakt ersetzt. Der ELAK ermöglicht die vollständig automatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen und eine nahtlose Verwaltungskooperation zwischen den Behörden. Zur Durchführung wurde im Juli 2001 das Projekt "ELAK im Bund" ins Leben gerufen.
Das Projekt beinhaltete
  • die Vorbereitungsarbeiten zur ELAK-Einführung,
  • eine Ausschreibung des elektronischen Aktes,
  • die Evaluierung des Betreibermodells und
  • die Ausarbeitung eines Organisationshandbuches, welches Benutzende an die Arbeit mit dem ELAK heranführen soll.
Im Februar 2002 wurde eine bundesweite Ausschreibung für ein einheitliches ELAK-System durchgeführt. Im November 2002 wurde mit der Umsetzung in den Bundesministerien begonnen. Der endgültige Rollout erfolgte 2004.
Ziele des ELAK: Schutz vor unbefugtem Zugriff? 

Ziele des ELAK

  • Der ELAK im Bund löst den Papierakt als Original ab.
  • Der Einsichts- und Schriftverkehr zwischen den Ressorts findet weitgehend auf elektronischem Weg statt. Dadurch verkürzen sich die Laufzeiten der Verwaltungsprozesse stark.
  • Eine eventuelle Ausweitung auf nachgeordnete Dienststellen ist konzeptionell möglich, aber nicht Gegenstand des Projektes "ELAK im Bund".

Nutzen für Bürgerinnen und Bürger

  • Eingebrachte Anliegen können rascher erledigt werden, da sich durch den ELAK die internen Wege verkürzen.
  • Auskünfte können schneller erteilt werden, da der ELAK einen rascheren Zugriff auf Akten und eine effizientere Recherche erlaubt.
  • Schriftstücke können Bürgern elektronisch übermittelt werden.
  • Unabhängigkeit von Zeit und Ort beim Zugriff auf Geschäftsfälle und Dokumente.
  • Reduzierung von Arbeitsschritten durch Automatisierung (z.B.automatische Versionserstellung).
  • Nachvollziehbarkeit und Dokumentation.
  • Vereinfachte Bearbeitung und Übermittlung von Akten an die befassten Dienststellen.
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff.
  • Einsichtnahme betreff Verfolgung von aufmüpfigen Bürgern und deren schnellere Entmündigung - bzw. Entmündigung von Mitwissern in Straftaten